INITIALS LA PRIVACY POLICY

What does Initials LA do?


Initials LA is a private limited liability company with registered office at Wapenstraat 14, B201 Antwerp, and is a Belgian photo production house.

You can of course contact us at the general e-mail address, office@initials-la.com, or by telephone at: +32(0)3-337 65 38 for all of your questions, requests or complaints about the processing of your personal data at Initials LA

As part of its activities, Initials LA processes the personal data of natural persons and this can relate to natural persons, staff, applicants, extras coming for castings, etc.

Initials LA utilises a strict privacy policy in conformance with the GDPR regulation.

What personal data does Initials LA process?

Initials LA processes the personal data that is required for the implementation of arrangements and agreements that are entered into in the context of its activities, and also processes that data which is required to enable Initials LA to carry out its commercial activities.

This can be your first name, last name and contact details, but also your choice of language, your company or VAT number, your bank account number, credit card number, e-mail address, etc. This can also be the communication that you have with Initials LA as a current or potential partner, participant, applicant, extra, involved party, etc.

Initials LA processes very little sensitive personal data within the meaning of the GDPR.

Legal basis and objectives of the processing

The processing in the context of proposed or ongoing arrangements and agreements is in fact also the main legal basis for the data processing by Initials LA and its members.

If required, your additional, explicit and specific permission will be requested for the processing of your personal data in conformance with the GDPR. Permission granted can, in principle, be withdrawn electronically and at no charge, unless of course there is another legal basis for the processing.

In this regard, Initials LA notes that Initials LA or its members can also process your data based on a ‘legitimate interest’ in the processing. In this way, for example, Initials LA can inform you about new auditions and castings that can be of potential interest to you if you have already entered into a relationship in this regard with Initials LA. As it has done in the past, Initials LA will of course always do this within reasonable limit and never in a way that is aggressive or unwanted.

Source of the personal data

Initials LA first receives the personal data that they process from the natural persons concerned themselves (directly). Of course, we will never misuse this data.

Duration of the processing

Initials LA will not save the personal data that they process any longer than is required for the purposes of the processing.

In theory, Initials LA will not save the personal data for longer than 10 years starting as of the moment at which the data was obtained. If required, for example, in case of judicial proceedings, the personal data may of course be required to be saved for longer.

Initials LA does not save the personal data of its staff for longer than five years after the termination of the employment agreement/service agreement, except in case of a lawsuit, in which case the data can be processed up to a maximum of three years after the final processing of that data.

Any sensitive data will only be saved for the length of time required for the implementation of the relevant agreement or for as long as it must be saved for whatever reason. Initials LA keeps the personal data that they possess up to date and changes or corrects the data where required.

Security of the personal data

Initials LA guarantees the integrity, the security and the confidentiality of the personal data, both technically and organisationally. Initials LA saves important/sensitive personal data on its own secure servers or on secure servers of third parties.

Processing by / transfer to external partners

Initials LA processes the personal data itself initially (both internally and externally for information and communication purposes). Initials LA and its members will only transfer data to third party if this is necessary. Of course, only the data that is strictly necessary will be provided.

Initials LA also transfers personal data to external partners, however only to the degree required to carry out its activities and its task as a production house. Initials LA and its members can also share information between them where required.

The transfer of personal data to foreign parties outside the EU can also prove to be an absolute necessity within the framework of the implementation of certain agreements and the involved party therefore grants its permission for this processing.

If Initials LA transfers personal data to a party outside the EU that is not on a list of ‘safe countries’ (in the context of the GDPR), to the extent possible, they will demand the appropriate security safeguards.

Initials LA will ensure to the greatest possible extent that the external partners that process personal data for them or that are (jointly) responsible for the data processing comply with the provisions of the GDPR. To do that, we will do everything possible to enter into ‘processing agreements’ with the main partners.

Your rights under the GDPR

Initials LA guarantees that you as an involved natural person can exercise the rights that the GDPR grants you (information, access, copy, correction, erasure, restriction of and objection to the processing and data portability). You can exercise your rights at no charge and electronically using the contact information specified at the start of this privacy statement. Initials LA can only charge you administrative costs in case of overly burdensome requests.

Cookies
Initials LA can make use of cookies on its website. A cookie is a small, simple data file that a website saves on your hard drive through the browser. Information is also saved in a cookie. By default, most browsers are configured to accept cookies, but you can reset your browser to refuse all cookies or to indicate when a cookie is sent. However, in that case, you might not be able to make full use of some functions and services offered by our website and others.

Do you have a complaint or question about your personal data?

Your contact person at Initials LA was indicated above. If you have a complaint, you can also submit that to the supervisory authority. In Belgium, that is the Data Protection Authority or GBA (www.privacycommission.be), which is the new name of the privacy commission. You can also always lodge an appeal through the national courts.

Version of this privacy statement

This statement was last updated on 24 May 2018.


PRIVACY-POLICY INITIALS LA


Wat doet Initials LA?

Initials LA is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met maatschappelijke zetel te Wapenstraat 14 B201 in Antwerpen, en is een Belgisch fotoproductiehuis.

Het aanspreekpunt voor al jouw vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij Initials LA kan via het algemeen emailadres office@initials-la.com of telefonisch op het nummer +32 (0)3 337 65

Initials LA verwerkt in het kader van haar activiteiten persoonsgegevens van natuurlijke personen en dit kan gaan om natuurlijke personen, personeelsleden, sollicitanten, figuranten voortkomend uit castings, enz.

Initials LA hanteert een strikt privacybeleid in overeenstemming met de GDPR verordening.

Welke persoonsgevens verwerkt Initials LA?

Initials LA verwerkt de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van afspraken en overeenkomsten die worden gesloten in kader van haar activiteiten, en verwerkt ook die gegevens die nodig zijn opdat Initials LA haar commerciële activiteiten kan uitoefenen.

Het kan bv. gaan om je naam, voornaam en contactgegevens, maar ook om je taalkeuze, je ondernemings- of BTWnummer, je bankrekeningnummer, kredietkaartnummer, emailadres, enz. Maar ook de communicatie die je met Initials LA voert als huidige of potentiële partner, deelnemer, sollicitant, figurant, betrokkene, enz.

Initials LA verwerkt weinig gevoelige persoonsgegevens in de zin van de GDPR.

Juridische grondslag en doeleinden van de verwerking

De verwerking in het kader van voorgenomen of lopende overeenkomsten en afspraken is meteen ook de belangrijkste juridische grondslag van de gegevensverwerking door Initials LA en haar leden.

Indien nodig wordt jouw aanvullende, uitdrukkelijke en specifieke toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR gevraagd. Een gegeven toestemming kan in principe kosteloos en elektronisch weer worden ingetrokken, tenzij er natuurlijk een andere juridische grond voor de verwerking is.

In dit verband merkt Initials LA natuurlijk wel op dat Initials LA of haar leden jouw gegevens ook kunnen verwerken vanuit een ‘gerechtvaardigd belang’ voor de verwerking. Zo kan Initials LA je bv. inlichten over nieuwe, voor jou mogelijk interessante audities en castings indien je reeds een verhouding hieromtrent bent aangegaan met Initials LA. Initials LA zal dit, zoals in het verleden, natuurlijk steeds binnen redelijke grenzen doen en nooit op een agressieve of door jou niet-gewenste wijze.

Bron van de persoonsgegevens

Initials LA verkrijgt de persoonsgegevens die ze verwerken, in de eerste plaats van de betrokken natuurlijke personen zelf (rechtstreeks). We maken uiteraard nooit misbruik van deze gegevens.

Duurtijd van de verwerking

Initials LA houdt de persoonsgegevens die ze verwerkt, niet langer bij dan nodig voor de doeleinden van de verwerking.

In principe bewaart Initials LA de persoonsgegevens niet langer dan 10 jaar te rekenen vanaf het moment waarop de gegevens werden bekomen. Indien noodzakelijk, vb. ingeval van een rechtsgeding, kan het zijn dat de persoonsgegevens natuurlijk langer bijgehouden moeten worden.

De persoonsgegevens van haar personeelsleden houdt Initials LA niet langer bij dan vijf jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst/dienstverleningsovereenkomst, tenzij ingeval van een rechtsgeding in welk geval de gegevens kunnen worden verwerkt tot maximaal drie jaar na de definitieve afhandeling daarvan.

Eventuele gevoelige gegevens worden slechts bijgehouden voor de duur noodzakelijk voor de uitvoering van de betrokken overeenkomst of zolang op de ene of ander manier noodzakelijk bijgehouden moeten worden.

Initials LA houdt de persoonsgegevens die ze verwerken, maximaal up-to-date en wist of verbetert ze waar nodig.

Veiligheid van de persoonsgegevens

Initials LA waarborgt de integriteit, de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens, zowel technisch als organisatorisch. Initials LA slaat belangrijke/gevoelige persoonsgegevens op eigen beveiligde servers of op beveiligde servers van derde partijen.

Verwerking door / doorgifte aan externe partners

Initials LA verwerkt de persoonsgegevens in de eerste plaats zelf (zowel intern als extern voor informatie- en communicatiedoeleinden). Initials LA en haar leden geven gegevens enkel door aan derden als dit noodzakelijk is. Alleen de strikt noodzakelijke gegevens worden natuurlijk meegedeeld. Initials LA geeft persoonsgegevens ook nog door aan externe partners maar dit in de mate dat dit nodig is voor het vervullen van haar activiteiten en taak als productiehuis. Initials LA en haar leden kunnen ook nog onderling gegevens delen als dit nodig is.

De doorgifte van persoonsgegevens aan buitenlandse partijen ook buiten de EU kan in het kader van de uitvoering van bepaalde overeenkomsten absoluut noodzakelijk blijken voor de uitvoering van de overeenkomst en de betrokkene geeft dan ook toestemming voor deze verwerking.

Als Initials LA persoonsgegevens doorgeeft aan iemand buiten de EU die niet op een lijst met ‘veilige landen’ (in het kader van de GDPR) staat, dan zal ze hiervoor in de mate van het mogelijk de passende veiligheidswaarborgen afdwingen.

Initials LA ziet er maximaal op toe dat de externe partners die voor haar persoonsgegevens verwerken of die (mee) verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking, de bepalingen van de GDPR naleven. Daartoe wordt er gestreefd om zoveel mogelijk ‘verwerkingsovereenkomsten’ af te sluiten met de belangrijkste partners.

Jouw rechten onder de GDPR

Initials LA waarborgt dat jij als betrokken natuurlijk persoon de rechten kan uitoefenen die de GDPR je verleent (informatie; inzage; kopie; verbetering; vergetelheid; beperking van en bezwaar tegen de verwerking; overdraagbaarheid van gegevens).

Je kan je rechten kosteloos en elektronisch uitoefenen via de contactinformatie vermeld vooraan deze verklaring. Alleen bij overmatig belastende verzoeken, kan Initials LA je een administratieve kostenvergoeding aanrekenen.

Cookies

Initials LA kan op haar website gebruik maken van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat een website via de browser opslaat op uw harde schrijf. In een cookie zit informatie opgeslagen. De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kan je browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet helemaal correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Een klacht of vraag over jouw persoonsgegevens?

Jouw aanspreekpunt bij Initials LA werd al meegedeeld. Heb je een klacht, dan kun je die ook indienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit of GBA

(www.privacycommission.be). Dat is de nieuwe naam voor de privacycommissie. Je kan ook steeds verhaal aantekenen bij de nationale rechtbanken.

Versie van deze privacyverklaring
Deze verklaring werd het laatst geactualiseerd op 24 mei 2018.


POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ INITIALS LA



Que fait Initials LA ?

Initials LA est une société privée à responsabilité limitée ayant son siège social à Wapenstraat 14 B201 à Anvers, et est une maison de production de photos belge.

Vous pouvez, bien sûr, nous contacter via l’adresse e-mail générale office@initials-la.com ou par téléphone au numéro +32 (0)3 337 65 38 pour toutes vos questions, demandes ou plaintes sur le traitement de vos données à caractère personnel par Initials LA

Dans le cadre de ses activités, Initials LA traite les données à caractère personnel des personnes physiques et cela peut impliquer des personnes physiques, des membres du personnel, des candidats, des figurants provenant de castings, etc.

Initials LA applique une politique de confidentialité stricte conformément au RGPD.

Quelles données à caractère personnel Initials LA traite-t-elle ?

Initials LA traite les données à caractère personnel nécessaires à l'exécution des accords et contrats conclus dans le cadre de ses activités, et traite également les données qui lui sont nécessaires pour mener à bien ses activités commerciales.

Cela peut inclure votre nom, prénom et vos coordonnées, mais aussi votre choix de langue, votre numéro de société ou de TVA, votre numéro de compte bancaire, votre numéro de carte de crédit, votre adresse e-mail, etc., mais aussi la communication que vous entretenez avec Initials LA comme partenaire actuel ou potentiel, participant, candidat, figurant, personne concernée, etc.

Initials LA traite peu de données à caractère personnel sensibles au sens du RGPD.

Fondement juridique et finalités du traitement

Le traitement dans le cadre d'accords et de contrats prévus ou en cours est également la base juridique la plus importante du traitement des données par Initials LA et ses membres.

Si nécessaire, votre consentement supplémentaire, explicite et spécifique au traitement de vos données à caractère personnel sera demandé conformément au RGPD. Un consentement donné peut en principe être retiré gratuitement et par voie électronique, à moins bien sûr qu'il n'y ait un autre fondement juridique pour le traitement.

À cet égard, Initiales LA remarque bien sûr qu’elle ou ses membres peuvent également traiter vos données selon un «intérêt légitime » pour le traitement. Par exemple, Initiales LA peut vous informer de nouvelles auditions et castings qui pourraient vous intéresser si vous avez déjà établi une relation avec Initials LA. Initiales LA, comme par le passé, le fait bien sûr toujours dans des limites raisonnables et jamais d'une manière agressive ou non désirée.

Source des données à caractère personnel

Initiales LA obtient les données à caractère personnel qu'elle traite en premier lieu des personnes physiques concernées (directement). Naturellement, nous n’abusons jamais de ces données.

Durée du traitement


Initials LA ne conserve pas les données à caractère personnel qu'elle traite plus longtemps que nécessaire aux fins du traitement.

En principe, Initials LA ne conserve pas de données à caractère personnel pendant plus de 10 ans à compter de l'obtention des données. Si nécessaire, par exemple en cas de procédure judiciaire, il est possible que les données à caractère personnel soient conservées plus longtemps.

Les données à caractère personnel de ses collaborateurs ne seront pas conservées par Initials LA plus de cinq ans après la fin du contrat de travail/contrat de prestation de services, sauf en cas de procédure judiciaire, auquel cas les données peuvent être traitées jusqu'à trois ans après le règlement définitif.

Les données sensibles éventuelles ne seront conservées que pendant la durée nécessaire à l'exécution du contrat concerné ou dans la mesure où il est nécessaire de devoir les conserver d’une manière ou d'une autre.

Initials LA maintient à jour de manière optimale les données à caractère personnel qu'elle traite et les connaît ou les corrige si nécessaire.

Sécurité des données à caractère personnel

Initials LA garantit l'intégrité, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, tant sur le plan technique qu'organisationnel. Initials LA stocke des données à caractère personnel importantes/sensibles sur ses propres serveurs sécurisés ou sur des serveurs sécurisés de tiers.

Traitement par/transfert à des partenaires externes

Initials LA traite elle-même les données à caractère personnel en premier lieu (en interne et en externe à des fins d'information et de communication). Initials LA et ses collaborateurs transmettent des données à des tiers uniquement si cela est nécessaire. Évidemment, seules les données strictement nécessaires sont transférées.

Initiales LA transfère également des données à caractère personnel à des partenaires externes, mais dans la mesure où cela est nécessaire pour l'exécution de ses activités et de sa mission de maison de production. Initiales LA et ses membres peuvent également partager des données en interne si nécessaire.

Dans le cadre de l'exécution de certains contrats, le transfert de données à caractère personnel à des parties étrangères en dehors de l'UE peut s'avérer absolument nécessaire pour l’exécution du contrat et la personne concernée autorise également ce traitement.

Si Initials LA transfère des données à caractère personnelles à une personne hors de l'UE qui ne figure pas sur une liste de « pays sûrs » (dans le contexte du RGPD), elle appliquera les garanties de sécurité appropriées dans la mesure du possible.

Initiales LA veille, dans la mesure du possible, à ce que les partenaires externes qui traitent les données à caractère personnel en son nom ou qui sont (co-)responsables du traitement des  données respectent les dispositions du RGPD. À cette fin, l'objectif est de conclure autant d’« accords de traitement » que possible avec les principaux partenaires.

Vos droits en vertu du RGPD

Initiales LA vous garantit que vous, en tant que personne physique concernée, pouvez exercer les droits que le RGPD vous accorde (informations, consultation, copie, correction, oubli, limitation et objection au traitement et à la portabilité des données).

Vous pouvez exercer vos droits gratuitement et par voie électronique via les coordonnées indiquées au début de cette déclaration. Dans le cas de demandes excessivement exigeantes, Initials LA peut vous facturer des frais administratifs.

Cookies

Initials LA peut utiliser des cookies sur son site Web. Un cookie est un petit fichier texte simple qu’un site Web enregistre sur votre disque dur par le biais du navigateur. Un cookie contient des informations. La plupart des navigateurs sont configurés par défaut pour accepter les cookies, mais vous pouvez reconfigurer votre navigateur pour refuser tous les cookies ou pour indiquer quand un cookie est envoyé. Toutefois, certaines fonctionnalités et certains services de nos sites Web et d'autres sites Web peuvent ne pas fonctionner correctement si les cookies sont désactivés dans votre navigateur.

Une plainte ou une question concernant vos données à caractère personnel ?

Vous avez déjà été informé de votre interlocuteur chez Initials LA. Si vous avez une plainte, vous pouvez aussi l’introduire auprès de l’autorité de surveillance. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données ou APD (www.privacycommission.be). Il s’agit du nouveau nom de la Commission pour la protection de la vie privée. Vous pouvez toujours introduire un recours auprès des tribunaux nationaux.

Version de cette déclaration de confidentialité

Cette déclaration a été mise à jour pour la dernière le 24 mai 2018.