<

WE'RE HIRING!

>

Tuesday, November 13, 2018



Office Manager & Management Assistant met creatieve spirit (m/v)


Initials L.A. is een fotografen agentschap en productiehuis in Antwerpen. Ons gedreven team organiseert en superviseert foto producties van A tot Z voor creatieve klanten in de reclame, mode, design en interieur sector in binnen- en buitenland. Initials L.A. maakt deel uit van de Caviar Group en is een media en entertainment bedrijf met kantoren in LA, Londen, Parijs, Madrid, Brussel en Antwerpen die vooral actief zijn in film, TV, branded content en post-productie. Bekende projecten in België zijn o.a. de film ‘Black’ en de serie ‘Tabula Rasa’ en branded content voor merken als Audi, Belfius, Proximus, Tele 2, … maar ook muziekclips zoals voor Milow.


Voor volgende 2 kantoren in Antwerpen zijn wij op zoek naar een Office Manager die beide locaties en hun team zal ondersteunen: Initials L.A. te Wapenstraat 14 (3 dagen per week) en Caviar Branded Content te Gijzelaarsstraat 20 (2 dagen per week). Beide kantoren zijn op 5 minuten wandelafstand van elkaar en gelegen op het hippe ‘Zuid’ en worden gemanaged door dezelfde General Manager.  



Functiebeschrijving


Onder leiding van de General Manager ben je verantwoordelijk voor:


  • Office Management
    • Je ondersteunt het team door onze klanten op een klantvriendelijke en professionele wijze te woord te staan aan het onthaal en via telefoon
    • Indien er post of aangetekende verzendingen moet verstuurd worden, ben jij degene die dit fikst
    • Je verzorgt de logistieke ondersteuning van het kantoor en de vergaderingen: voorraad opvolgen en bestellingen plaatsen van kantoor- en keukenmateriaal en het bestellen van lunches
    • Je houdt mee onze studio & stock netjes en georganiseerd zodat deze te allen tijde klaar staat voor klanten
    • Je bent de contactpersoon voor de planning van het onderhoud van de kantoren of bij problemen (kuisfirma, water, elektriciteit, internet, enz)
    • Je staat mee in voor het beheer en de agenda van de gezamenlijke pool wagen
    • Je staat in voor het beheer van de sleutels en toegang van en tot de verschillende locaties
    • Je behoudt het overzicht van al het IT-materiaal en waar nodig plan je onderhoud of vervanging in
    • Je organiseert de praktische intake en outtake van freelancers en werknemers: IT (hardware en software), sleutels, telefoon (Proximus), e-mailadres, wagen, …
    • Agendabeheer van de teams: jij weet als geen ander wie wanneer beschikbaar is en plant geregeld vergaderingen in
    • Je zorgt voor een vlot verloop van de interne informatiedoorstroming, ook tussen beide kantoren


  • Management Assistant
    • Je beheert mee de agenda van de General Manager
    • Je assisteert in de opmaak van documenten, briefwisseling, nota’s enz.
    • Je assisteert bij het aankopen van geschenken bij geboortes, huwelijken, uit diensten
    • Je staat in voor de aankoop voor tickets van events voor deelname van het management
    • Je assisteert bij het boeken van vluchten en hotels bij buitenlandse producties of managementtrips
    • Jij volgt mee het plannen van opleidingen voor het team op
    • Je denkt mee na over toffe dingen om te doen samen met het team en organiseert dit graag
    • Je organiseert mee gezamenlijke events zoals de jaarlijkse ‘Directors Night’ en het Kerstfeest
    • Je bedenkt en beheerst de juiste kanalen om stagiairs en werknemers te vinden: events, offline, online, ….
    • Je zit regelmatig samen met de Innovation Manager of Business Operations Manager om manuals en processen door te voeren, te verbeteren en op te volgen in de praktijk



Profiel


Je bent praktisch en ordelijk ingesteld, je hebt al een eerste werkervaring en organiseren is helemaal je ding. Je bent flexibel en hands-on en hebt een leergierige en sociale persoonlijkheid.


Je bent in staat om snel kennis te verwerven over de specifieke zaken in de creatieve sector en je hebt veel zin voor initiatief.


Je neemt graag verantwoordelijkheid en beschikt over de nodige flexibiliteit en stressbestendigheid. Je werkt graag zelfstandig en georganiseerd.


Je bent vlot, vriendelijk en je hebt een natuurlijke interesse voor de sector en klanten waarvoor we werken (mode, design, reclame…).


Nederlands is je moedertaal, kennis van het Engels en in minder mate Frans zijn ook wenselijk.

Goede kennis van Outlook en Microsoft Office tools zoals PowerPoint, Word en Excel zijn essentieel.


Je bent in het bezit van een rijbewijs B.



Aanbod


Wij bieden je een voltijds contract van onbepaalde duur aan. Je kan rekenen op een loon volgens sectorbarema’s, aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, 13e maand, groeps- en hospitalisatieverzekering.


Maar er is meer. We bieden je opleidingen en ontwikkelingsmogelijkheden. Je krijgt de ruimte om initiatieven te nemen. En je werkt mee aan onze internationale groei in een zeer dynamische werkomgeving en een creatieve, coole branche!


Interesse?

Stuur je cv met motivatie naar office@initials-la.com.